Vereenvoudig de administratie van uw stal in 5 stappen

Er komt heel wat kijken bij een goed en efficiënt stable management. Zo moet iedereen steeds op de hoogte zijn van alle informatie omtrent de paarden, trainingen, wedstrijdplanning en dergelijke om de paarden zo goed mogelijk te verzorgen en beheren. Daarnaast is ook een duidelijk overzicht van alle kosten, prijzengelden en facturen belangrijk voor een goede werking van uw stal. Om al deze financiële informatie en administratie zo efficiënt mogelijk te beheren kan u gebruik maken van stable management software. In deze blog leggen we u uit hoe u aan de hand van deze software de administratie van uw stal kan vereenvoudigen in 5 stappen.

Stap 1: Bewaar en beheer uw contacten op één centrale plek

In om het even welke sector is een goed beheer van uw contacten de sleutel tot een efficiënte administratie en dat is in de paardensector niet anders. Stable management software is de ideale oplossing om je te helpen bij het verzamelen en beheren van alle contactgegevens. Bovendien is deze informatie steeds voor iedereen beschikbaar en kan er extra informatie toegevoegd worden aan elke contactpersoon. Zo kan men een link creëren tussen contact, eigenaars en hun paarden.

Stap 2: Beheer en centraliseer informatie over de paarden

Een goed stalbeheer kan pas gerealiseerd worden wanneer alle betrokken partijen, waaronder de stalmanagers, stalmedewerkers, dierenartsen, tandartsen, hoefsmeden en eigenaars, op de hoogte zijn van alle nodige informatie omtrent de paarden. Het is dan ook cruciaal om alle informatie te verzamelen en te beheren vanop één gecentraliseerd platform. In een dergelijk stable management platform kan u onder meer:

• Trainingsoverzichten van paarden en teamleden toevoegen
• Trainingen verfijnen op basis van aankomende wedstrijden en vorige resultaten.
• Sneller taken updaten en opvolgen
• Eigenaars op de hoogte houden van komende wedstrijden, behaalde resultaten en prestaties
• Alle informatie omtrent de gezondheid van de paarden beheren en delen met de betrokken personen. Dit is een essentieel onderdeel van de medische opvolging van de dieren. Het tijdig herinnerd worden aan aankomende ontwormingen, vaccinaties, beslag, tandverzorging, enzovoort, in combinatie met het zorgvuldig plannen van toekomstige activiteiten, voorkomt te late of zelfs vergeten activiteiten. Dierenartsen, hoefsmeden en andere medici hebben toegang tot deze informatie, kunnen updates doorvoeren inzake bepaalde onderzoeken, kunnen rapporten, documenten, medische beeldvormingen toevoegen en notities uploaden. Kortom, iedereen heeft alle belangrijke informatie over de gezondheid van de paarden binnen handbereik.

Stap 3: Behoud een helder overzicht van alle kosten en opbrengsten

Nu, een onderneming kan enkel efficiënt blijven werken wanneer er ook een oogje in het zeil gehouden wordt omtrent de uitgaven, zoals bijvoorbeeld veeartskosten, wedstrijdkosten, voeders, hoefsmid, onderhoudskosten, rollend materieel, ruwvoeders, enzovoort. Vaak is het zo dat heel wat uitgaven inzake stalmanagement hun weg niet vinden tot bij de administratie: ze worden vergeten, op een papiertje geschreven dat verloren raakt, of op een whiteboard geschreven dat steeds kan gewist worden, enzovoort. Daarnaast zijn er ook de verschillende wedstrijdopbrengsten en prijzengelden die men niet uit het oog mag verliezen.

Een duidelijk overzicht van deze zaken kan helpen om in één oogopslag een idee te krijgen over de financiële status van het stal- en paardenbeheer. Stable management software helpt u bij het creëren van een dergelijk overzicht zodat u niet op zoek moet naar alle financiële informatie en u geen tijd hoeft te verliezen aan het in kaart brengen van alle kosten en opbrengsten. Alle informatie wordt onmiddellijk gestructureerd en staat klaar om te verwerken.

Bovendien kan een dergelijk geautomatiseerd overzicht helpen bij het efficiënt beheren van de kosten van paarden in mede-eigendom. In deze specifieke situatie kan het manueel beheren van de kosten een complexe en tijdrovende taak worden.

Stap 4: Versnel en vereenvoudig uw facturatie

Om aan te sluiten bij het vorige puntje, is het ook steeds van groot belang om uw facturatie in het oog te houden, tijdig uit te voeren en zo eenvoudig mogelijk te laten verlopen. Nu, omdat alle informatie inzake kosten verzameld zijn in uw stable management platform kan u al uw facturen automatisch versturen in slechts enkele muisklikken. Uw facturen bevatten dan ook gedetailleerde en transparante informatie zodat de eigenaars van de paarden te allen tijde op de hoogte zijn. U kan ook steeds de status van uw facturen opvolgen en automatisch betalingsherinneringen versturen. U hoeft dus geen tijd meer te verliezen in het manueel versturen en opvolgen van uw facturatie.

Stap 5: Optimaliseer aan de hand van rapportages en analyses

Het verbeteren van de paarden en uw stal moet steeds het uitgangspunt zijn. Om heldere inzichten te krijgen in de werking van stalbeheer en bijhorende administratie is het genereren van rapportages en het analyseren van alle resultaten van groot belang. Stable management software biedt ook hier de nodige functionaliteiten aan zodat u op een efficiënte manier kan optimaliseren waar nodig.

Wenst u graag meer te weten over het vereenvoudigen van de administratie van uw stal? Of bent u nieuwsgierig hoe stable management software, zoals equstable van equicty, u kan helpen bij het verbeteren van uw stalbeheer? Neem dan snel contact op met ons. We staan u graag bij met het nodige advies en toelichting.