Comment Améliorer la Gestion de Facturation dans votre écurie

Comment Améliorer la Gestion de Facturation dans votre écurie

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Passez-vous trop de temps à facturer vos propriétaires dans votre écurie ou peut-être pas du tout ? Il existe un moyen plus simple, plus organisé et plus rapide de faire la facturation de base pour votre écurie, lisez la suite!

Equicty, système de gestion et de facturation digitale.
Equicty, système de gestion numériques et de facturation pour écuries et centre équestre.

Aussi simple que cela puisse paraître, la gestion de la facturation dans les écuries pose plusieurs problèmes, surtout lorsque l’on essaie de:

1. Reliez manuellement les dépenses par cheval au (x) propriétaire (s).

2. Pas de traçage entre les dépenses et la planification quotidienne.

3. Mettez toute notre attention sur les soins et la formation du cheval, mais ignorez souvent l’administration.

Créer des rapports avec equicty des coûts par cheval et par propriétaire est très pratique, simple et clair, avec tous les frais et gain facilement accessibles dès le premier jour d’arrivée du cheval.

– Emilie Proot – utilisatrice equicty

Les systèmes de facturation en ligne sont bénéfiques tant pour toutes société que pour les écuries afin d’améliorer leurs performances commerciales à court ou à long terme [1]. Equicty livre des solutions numérique de gestion d’écurie pour faciliter la vie des professionnels équins en automatisant et en simplifiant leurs activités principales afin de gagner du temps.

Les employés de l’écurie peuvent très facilement saisir les dépenses en déplacement via l’application, de sorte que le système place automatiquement ces coûts sur la facture du propriétaire. Cet article explique les problèmes auxquels vous êtes confronté jour après jour avec l’administration de facturation et comment les résoudre!

Niels Bruynseels Smart Stable Board

# 1 Le partage des coûts avec plusieurs propriétaires de chevaux peut être délicat

Le partage des coûts entre plusieurs propriétaires peut sembler un peu compliqué si vous n’avez pas le temps de faire des calculs réguliers. La vérité est que les écuries sans système de facturation ont du mal à suivre, à fractionner et à envoyer des factures précises aux bons propriétaires. Non seulement cela est frustrant pour le propriétaire du cheval, mais cela a également des implications financières pour l’écurie.

Facturez facilement plusieurs propriétaires de chevaux

Plusieurs propriétaires pour un cheval sont monnaie courante dans l’industrie du cheval. Les systèmes de facturation généraux manquent des fonctionnalités qui relient les dépenses des chevaux à leurs propriétaires.

Equicty permet aux écuries de gérer un pourcentage de propriété par propriétaire de cheval. À la fin du mois, il est si facile de facturer les propriétaires de chevaux car chaque propriétaire se voit attribuer son pourcentage de propriété, ce qui facilite la répartition automatique des frais généraux, des frais de compétition et des gains. De cette manière, le système vous fait gagner beaucoup de temps et évite les erreurs.

# 2 Évitez les petites dépenses requises pour la facture totale

Jetez un œil dans votre salle d’alimentation et dites-moi combien de suppléments et de produits nutritionnels différents vous utilisez pour différents chevaux à des fins différentes. Eh bien, je suis convaincu que vous pourriez me le dire sans hésitation. La vraie question est la suivante: pouvez-vous dire à votre système de facturation ce que vous m’avez dit? Plus que probablement oui, mais qui le fait? C’est le problème qu’equicty a résolu, car les produits et services proposés sont à la base de la facture que vous envoyez à vos clients en fin de mois. Une facture typique peut inclure des suppléments, des vermifuges, de l’équipement, maréchalerie, des médicaments et tous les services tels que les frais de formation, les frais de pension, les frais de déplacement et de compétition. Ce sont toutes des dépenses qui ne sont souvent pas suivies.

Facture pour chaque dépense engagée

Plus que probablement, le compte manque de détails, peut-être des dépenses et des reçus qui n’ont pas été enregistrés. Si votre écurie a du mal à identifier et à faire correspondre les dépenses entre les chevaux et les propriétaires, vous facturez peut-être les clients de manière incorrecte. Ce ne sera pas le cas si vous laissez Equicty vous aider à automatiser cette activité! Equicty aide les écuries comme la vôtre à ajouter les produits et services que vous offrez à votre système. Ceux-ci peuvent ensuite être facilement attribués aux chevaux qui peuvent être trouvés plus tard sur les factures qui peuvent être facilement envoyées via le système.

# 3 Les reçus ne sont souvent pas enregistrés, mettant un terme à votre système de facturation

Perdez-vous des reçus ou oubliez-vous parfois de les enregistrer? Cela arrive partout et pour tout le monde, mais il est important de le gérer. Et si vous participez pendant une semaine en concours et que vous avez des dépenses imprévues? Une écurie peut améliorer ses performances financières avec un système de facturation de base. Chaque frais peut être catégorisé comme un article ou un produit et facturé aux propriétaires à une date configurée. Votre écurie est une entreprise et elle ne se gérera certainement pas d’elle-même. Alors que la passion peut résider dans les soins quotidiens et l’entraînement des chevaux, la gestion des finances est une activité d’entreprise très importante qui détermine la trésorerie de l’écurie.

Suivez chaque dépense dans le système

Equicty a développé un système de facturation en ligne qui vous permet de gérer vos dépenses en déplacement. Par exemple, si une palette d’aliments est livrée, le reçu peut être enregistré. Si certains membres de l’équipe participent à un concours, vous pouvez leur donner la possibilité d’enregistrer des dépenses supplémentaires ou imprévisibles via l’application. Si vous êtes débordé dans votre administration, equicty a conçu ce logiciel pour vous libérer de tous vos problèmes et soucis de facturation. La numérisation de vos dépenses permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts pour l’administration de votre écurie, surtout lorsque vous avez des choses plus importantes à faire.

# 4 Le coût total d’un cheval est souvent inconnu

Les relations avec les clients peuvent être si étroites que les factures sont parfois mises de côté jusqu’au moment où elles doivent être réglées. Entre-temps, le cheval a vieilli, ses performances se sont améliorées, mais l’écurie n’a aucune idée des coûts totaux du cheval au fil des ans.

Être en mesure de déterminer le coût financier actuel de votre cheval, c’est en enregistrant les coûts initiaux du cheval de la naissance au point de vente, en ajoutant tous les frais généraux tels que les frais vétérinaires, les frais de maréchal-ferrant, les frais de formation et de compétition, etc. prix total gains accumuler en compétition tout au long de sa carrière. L’équilibrage des coûts et des gains vous donne une compréhension claire de la santé financière du cheval, mais il fournit également de la transparence et un historique enregistré des coûts impliqués sur une période de temps.

Il est très facile de connaître le coût total d’un cheval de la veille, de l’année précédente ou vraiment à tout moment.

– Emilie Proot – UTILISATEUR EQUICTY
Connaissez les coûts de tous les chevaux de votre écurie

Les écuries dotées d’un système de facturation leur permettent de se concentrer sur leurs tâches les plus importantes sans trop se soucier de l’argent entrant et sortant de l’écurie. En d’autres termes, il simplifie la collecte des dépenses et la gestion des enregistrements de facturation pour éliminer les erreurs de données comptables dues à la saisie de données humaines et minimiser les enregistrements redondants [2].

# 5 La gestion des dépenses et de la facturation est plus automatisée que vous ne le pensez

Nous avons la perception que la facturation prend du temps et demande beaucoup d’efforts manuels pour une écurie. Cela peut être particulièrement clair lorsque l’écurie n’a pas embauché de personnel administratif. Parce que les coûts sur les factures ont souvent un caractère récurrent, il est possible de gagner du temps en mettant en place un système d’abonnement par propriétaire de cheval sur la base des dépenses quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles. Si vous n’avez personne pour gérer cette partie administrative de votre écurie, equicty vous aidera à automatiser votre facturation.

Configurer les factures pour qu’elles se reproduisent

Pieter Devos et Niels Bruynseels, deux cavalier internationaux belges, partagent en fait la même personne adminstrative Emilie Proot pour gérer les activités financières de leurs écuries. Emilie dit: «Tous est parfaitement enregistrés dans equicty après la visite chez le vétérinaire et tous les détails de la visite ont été enregistrés sur l’activité spécifique par cheval». Les écuries ont certains coûts de fonctionnement en fonction de divers facteurs et il est très possible de gérer les dépenses et de les enregistrer en déplacement, ce qui rend possible le double emploi d’Emilie. Asseyez-vous et détendez-vous et laissez le système facturer à votre place. Avez-vous déjà imaginé de configurer ceci en une seul fois, puis automatiser l’ensemble du processus? C’est un travail où vous ne perdez pas de temps!

Si vous avez besoin d’une solution numérique pour améliorer votre organisation et votre efficacité dans votre écurie, essayez equicty. Économisez du temps, de l’argent et du stress en trouvant la meilleure façon de gérer votre écurie. Faites un Essai gratuit de 21 jours d’Equicty aujourd’hui et bénéficiez d’un accompagnement d’expert lors du démarrage.

Les références

1. K. Barata, P. Cain et D. Routledge. International Records Management Trust Right and Records. London, United Kingdom: Institute London, 2001. Accessible en ligne: http://www.irmt.org/documents/assessment%20tools/mfsr.pdf

2. McKinney, JB (2015). Effective financial management in public and nonprofit agencies. ABC-CLIO. Accessible en ligne: https://books.google.pt/books?hl=fr&lr=&id=77FoBgAAQBAJ&oi=fnd&pg=PP1&dq=McKinney,+J.+B.+(2015).+Effective+financial+management+in+public+en+ non -profit + agences. + ABC-CLIO. & ots = UbDgTqW-QP & sig = wpfbCHxBjR-MItwUKGvGUs2y4I & redir_esc = y # v = une page & q & f = false

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