Een professionele stal beheren is complex. Paarden hebben verzorging op maat nodig, teams moeten op elkaar afgestemd zijn en kosten moeten onder controle blijven - terwijl de prestaties hoog moeten blijven. Daarom lanceerde Equicty Hoofy AI, 's werelds eerste AI-assistent voor de stal, speciaal ontworpen voor professionals in de paardensector.
Quick Tip: Navigate to Equicty Equstable → Settings → Company information → Peppol status to check if you are active.
Deze gids neemt u mee door de mogelijkheden van Hoofy, met praktische voorbeelden van vragen en tips, zodat u vandaag nog het volle potentieel kunt benutten.
Stap 1: begrijp wat Hoofy AI wel en niet kan
Sending Invoices via Peppol
Once Peppol is enabled, sending is straightforward: open the invoice in the main Invoicing module, make sure it is booked, and choose the option to send via the Peppol network. Equstable handles the Peppol formatting and transmission in the background, so from your perspective it feels like sending a normal invoice. If a customer is not on Peppol yet, you can still send the same invoice by email or post without changing your internal process.
- Inzichten op maat: Hoofy analyseert uw Equicty-gegevens en externe informatie om u gerichte aanbevelingen te geven.
- Begeleiding voor de hele stal: Van trainingsschema's tot gezondheidsopvolging, Hoofy helpt u slimmere beslissingen te nemen.
- Operationele ondersteuning: Kansen om kosten te besparen aanwijzen, takenlijsten voorstellen en middelen helpen optimaliseren.
- Altijd beschikbaar: 24/7 bereikbaar via web of mobiel, zodat u overal bij uw inzichten kunt.
- Met spraakbediening: Spreek Hoofy aan in plaats van te typen - handig wanneer u met uw handen bij de paarden bezig bent.
- Beeldanalyse (bèta): Laad foto's van een paard op en krijg een AI-beoordeling van zichtbare problemen (nog experimenteel, maar in volle ontwikkeling).
Maar onthoud:
- Hoofy voert nog geen taken voor u uit (het plant bijvoorbeeld niet automatisch afspraken in).
- Het is (nog) niet gekoppeld aan voeder- en voedingsgegevens, dus richt u voorlopig op gezondheid, training, dagelijkse werking en kostenopvolging.
- Sommige antwoorden zijn mogelijk niet beschikbaar door rechten op gegevens, relevantie of beperkingen van het systeem.
Beschouw Hoofy als uw virtuele adviseur en kennisassistent - geen vervanging van uw team.
Stap 2: bereid uw gegevens voor voordat u vragen stelt
For a Peppol invoice to be accepted, a few conditions must be met on the Equstable side. The invoice must belong to a Belgian or Luxembourgish company entity in your account for which Peppol is enabled, and the customer must be based in Belgium, the Netherlands, or Luxembourg. The customer also needs a valid VAT or company number and must be registered on the Peppol network; Equstable automatically checks the Peppol database and alerts you if the customer cannot be found.
Equstable will automatically search the Peppol database for your client, but you should ensure the following:
- Your Entity: The invoice must come from a Belgian or Luxembourgish entity within your Equstable account (with Peppol enabled).
- The Customer: Must be Belgian, Dutch, or Luxembourgish.
- Data: The customer must have a valid VAT or company number on their contact page.
- Registration: The customer must be registered on the Peppol network.
- What if the customer isn’t on Peppol? Don’t worry. Equstable will alert you if the customer isn’t found. In that case, you can simply revert to sending the invoice via email or post.
Adding Attachments
Every Peppol invoice from Equstable automatically includes the PDF version of the invoice so your customer has a human-readable copy. You can also add supporting files such as agreements, overviews, or spreadsheets, with up to five attachments and a total maximum size of 100 MB in formats like PDF, PNG, JPG, XLSX, and CSV. Equstable bundles all of these into a single UBL e-invoice file so the customer’s system receives everything neatly packaged.
Limits & Formats:
- Total Limit: Max 5 attachments (including the main invoice).
- Size Limit: 100 MB total.
- File Types: PDF, PNG, JPG, XLSX, CSV.
Daardoor wordt Hoofy een bredere kennisassistent voor de paardensector, die u context en advies geeft dat verder gaat dan uw eigen gegevens.
Important Notes: Avoiding Mistakes
The Peppol network is strict to ensure security and accuracy. Keep these rules in mind to avoid administrative headaches:
Algemene richtlijnen
- Wees specifiek
- ✅ “Hoe presteerde Bella de voorbije drie maanden in haar training?”
- Corrections: If you made a mistake or a typo, do not try to resend the invoice. Instead, create a Credit Note and send that via Peppol.
- ✅ “Hoe presteerde Bella de voorbije drie maanden in haar training?”
- Geef context
- ✅ “Hoe is de conditie van Bella verbeterd sinds we haar trainingsplan in augustus aanpasten?”
- ✅ “Hoe is de conditie van Bella verbeterd sinds we haar trainingsplan in augustus aanpasten?”
- Vraag om inzichten, niet alleen om cijfers
- ✅ “Met welke strategieën kan ik mijn kosten met 10% verlagen zonder in te boeten op prestaties?”
- ✅ “Met welke strategieën kan ik mijn kosten met 10% verlagen zonder in te boeten op prestaties?”
- Gebruik vergelijkingen en scenario's
- ✅ “Wat zijn de voor- en nadelen van een hoefsmidbezoek om de 4 weken versus om de 6 weken?”
- ✅ “Wat zijn de voor- en nadelen van een hoefsmidbezoek om de 4 weken versus om de 6 weken?”
Peppol Rules In Belgium And Across Europe
In Belgium, B2B invoices must go through Peppol, and B2G invoices to public entities in Belgium, the Netherlands, and Luxembourg must also be sent via Peppol. With Equstable, you can handle those public-sector invoices from the same interface you use for private clients, without logging into government portals or uploading files manually. For customers in other countries where Peppol is not yet mandatory, you can still send invoices by email, while Belgian companies remain obliged to use Peppol when billing Belgian businesses.
Gezondheid van het paard
- “Welke vaccinaties of gezondheidscontroles staan de komende maand op de planning voor mijn stal?”
- “Vergelijk de huidige gezondheidsgegevens van Bella met die van de voorbije 6 maanden. Zijn er waarschuwingssignalen waarop ik moet letten?”
- “Wat zijn de voornaamste risico's als ik de trainingsintensiteit van Stormy met 20% verhoog?”
Training en prestaties
- “Wat is op basis van de trainingsgeschiedenis van Apollo het optimale schema voor de komende 8 weken vóór zijn wedstrijd?”
- “Welke veranderingen in prestaties zijn er sinds Stella hersteld is van haar blessure?”
- “Kun je een herstelplan voorstellen voor Blazer na zijn laatste wedstrijd?”
Dagelijkse werking en kosten
- “Stel een weekplanning op voor mijn grooms op basis van de gezondheid en de trainingsschema's van de paarden.”
- “Welke afspraken met de hoefsmid zijn achterstallig, en welke paarden zijn daarbij betrokken?”
- “Vat alle uitgaven van het voorbije kwartaal samen en stel gebieden voor om kosten te drukken.”
Externe kennis
- “Wat is het recentste onderzoek naar de revalidatie van peesblessures bij sportpaarden?”
- “Toon me de komende wedstrijden binnen 100 km van mijn stal.”
- “Wat is de weersverwachting voor de trainingen van dit weekend?”
Beeldanalyse (bèta)
- Laad een foto op: “Wijst deze zwelling op het been van Bella op een mogelijk blessurerisico?”
- Laad een hoefafbeelding op: “Zie je afwijkingen in de hoefvorm van Stormy?”
What To Do If An E‑Invoice Is Not Received
Regelmaat is cruciaal. Zo maakt u van Hoofy een vast onderdeel van uw dagelijkse werking:
- Dagelijkse check-ins: Korte updates over gezondheid, training en taken.
- Wekelijkse evaluaties: Strategische momenten over kosten, trainingsresultaten en dierenartszorg.
- Maandelijkse inzichten: Volg de vooruitgang, uitgaven en fokresultaten op lange termijn op.
- Voorbereiding op wedstrijden: Vraag Hoofy vóór een wedstrijd om een inschatting van de paraatheid.
Stap 7: grenzen, ondersteuning en feedback
Hoofy is krachtig, maar het is belangrijk de verwachtingen goed te stellen:
- Sommige antwoorden zijn mogelijk niet beschikbaar als uw gegevens onvolledig zijn of als rechten beperkt zijn.
- Hoofy antwoordt alleen op relevante onderwerpen rond paarden- en stalbeheer.
- Gebruik voor het beste resultaat duidelijke, gedetailleerde vragen.
Krijgt u niet het antwoord dat u verwachtte, dan kunt u dat rechtstreeks vanuit de chat melden. Die meldingen komen meteen in ons ondersteuningssysteem terecht en helpen het team om Hoofy sneller te verbeteren en almaar slimmer te maken.
Why Stable Owners Should Choose Equicty Now
E-invoicing obligations for stables are no longer a future concern; they are becoming the new normal in Belgium and across Europe, and Peppol is at the center of that change. By choosing Equicty Equstable, stable owners and managers get a future-proof invoicing solution that is tightly integrated with daily stable management, from horse records to client billing. Getting started now means you stay ahead of regulation, reduce admin stress, and present your stable as a professional, tech-forward partner—making it the ideal moment to sign up and move your invoicing fully into Equicty’s ecosystem.
The equestrian world is modernizing, and your business deserves software that keeps you ahead of regulations without slowing you down.
De toekomst van stalbeheer is er. De enige vraag is: wat vraagt u vandaag aan Hoofy?
Sign up with Equicty today.