Privacy & Cookies

Equicty geeft om uw online privacy: uw gegevens zijn beveiligd en worden niet gedeeld met derden. Hebt u vragen over ons gegevensbeleid, aarzel dan niet om contact op te nemen, we horen altijd graag van u.

Hieronder vindt u het volledig geactualiseerde Privacy- & Cookiebeleid, inclusief een geïntegreerde Verwerkersovereenkomst (DPA) op enterpriseniveau, en gestructureerd voor B2B SaaS en mobiele apps. Het voldoet aan de AVG en weerspiegelt best practices zoals de aanpak van Teamleader, inclusief een verwijzing naar de lijst met subverwerkers die beschikbaar is in de tool (accountgedeelte).

Equicty privacy- en cookiebeleid

Laatst bijgewerkt: 01/08/2025
Equicty NV, Holstraat 87 bus 11, B-8790 Waregem (België)
BTW: BE 0642.995.182 | E-mail: hello@equicty.com

1. Privacyverklaring

1.1 Algemeen

Equicty NV (“Equicty”, “wij”, “ons”) respecteert uw privacy en leeft de Belgische Privacywet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) na. Dit beleid is van toepassing op onze website, mobiele apps en ons SaaS-platform.

Door een (proef)account aan te maken of onze diensten te gebruiken, aanvaardt u dit Privacybeleid.

1.2 Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verzamelen en verwerken de volgende soorten persoonsgegevens:

  • Identiteit: naam, e-mail, telefoonnummer, btw-nummer (voor facturatie), bedrijfsnaam
  • Authenticatie: gebruikersnaam, wachtwoord
  • Communicatie: supporttickets, e-mail, chat
  • Gebruik: browsertype, bezochte pagina's, acties op het platform
  • App-gegevens: apparaatinformatie, sessielogs
  • Paardgerelateerde gegevens: stalinformatie, door gebruikers ingevoerde gegevens

Wij verzamelen ook informatie via cookies (zie sectie 2).

1.3 Waarom wij uw gegevens verwerken

Wij gebruiken uw gegevens om:

  • Ons platform en onze diensten te leveren en te onderhouden
  • Met u te communiceren over ondersteuning, updates of marketing
  • De onboarding van gebruikers, de activatie van proefaccounts en customer success te faciliteren
  • Ons platform te verbeteren via analyses en AI-inzichten (zonder bewaring van gegevens)
  • Contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen

1.4 Rechtsgronden

Wij verwerken uw gegevens op basis van:

  • Contractuele noodzaak
  • Gerechtvaardigd belang (bv. beveiliging, fraudepreventie)
  • Wettelijke verplichtingen
  • Toestemming (waar vereist, bv. marketing)

1.5 Wie heeft toegang tot uw gegevens

Wij delen uw gegevens uitsluitend wanneer dat strikt noodzakelijk is:

  • Met cloudserviceproviders (GCP, Firebase)
  • Met subverwerkers die in uw account vermeld staan onder Instellingen > Subverwerkers
  • Met gerechtelijke of overheidsinstanties, indien vereist

Alle subverwerkers zijn gebonden door verwerkersovereenkomsten die de naleving van de AVG waarborgen.

1.6 Internationale gegevensoverdrachten

Alle persoonsgegevens worden binnen de EU gehost. Bij overdracht buiten de EER gelden passende waarborgen zoals modelcontractbepalingen (SCC's).

1.7 Bewaartermijn van gegevens

  • Actieve accounts: gegevens worden bewaard voor de duur van het contract
  • Einde van de overeenkomst: gegevens worden na 90 dagen soft-deleted, binnen 180 dagen definitief verwijderd
  • AI-gegevens: er worden geen gegevens bewaard (zero-retentiebeleid)
  • Juridische en boekhoudkundige gegevens kunnen 7 jaar worden bewaard, zoals wettelijk vereist

1.8 Uw rechten

U kunt verzoeken om:

  • Uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen
  • De verwerking te beperken of er bezwaar tegen te maken
  • Uw gegevens te exporteren (gegevensoverdraagbaarheid)
  • Uw toestemming in te trekken (indien van toepassing)

Stuur verzoeken naar privacy@equicty.com. Een identiteitsbewijs kan worden gevraagd.

2. Cookiebeleid

2.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparaat worden opgeslagen om het gebruik te volgen en de gebruikerservaring te verbeteren. U kunt cookies beheren of uitschakelen via de instellingen van uw browser.

2.2 Soorten cookies die wij gebruiken

  • Strikt noodzakelijk — Voor essentiële platformfunctionaliteit (bv. inloggen)
  • Functioneel — Bewaart voorkeuren, taal, UI-indeling
  • Analytisch — Google Analytics, Firebase Analytics voor productverbetering
  • Derden/sociale media — Ingesloten tools zoals Facebook, LinkedIn (zie hun cookiebeleid)

2.3 Cookies beheren

U kunt cookies uitschakelen of verwijderen via de instellingen van uw browser. Dit kan de werking van de website beïnvloeden.

3. Verwerkersovereenkomst (DPA)

Deze DPA maakt deel uit van het Privacybeleid en de Algemene voorwaarden. Zij regelt de verwerking van persoonsgegevens die Equicty uitvoert namens haar zakelijke klanten.

3.1 Rollen

  • Verwerkingsverantwoordelijke: U, de zakelijke klant
  • Verwerker: Equicty NV

3.2 Omvang van de verwerking

  • Doel — Levering van SaaS-diensten, support, analytics, integratie
  • Betrokkenen — Klanten, werknemers, gebruikers, leveranciers
  • Soorten gegevens — Naam, e-mail, telefoon, IP, paardengegevens, sessielogs
  • Gevoelige gegevens — Niet verwacht, tenzij uitdrukkelijk opgedragen
  • Bewaartermijn — Max. 90 dagen na einde overeenkomst (tenzij wettelijk anders vereist)
  • AI-functies — Geen gegevensbewaring; geen gegevens opgeslagen of hergebruikt

3.3 Subverwerkers

Equicty kan subverwerkers inschakelen voor hosting, analytics of integraties.
📍 U kunt de meest recente lijst met subverwerkers in uw account raadplegen via:
Accountinstellingen > Compliance > Subverwerkers

U wordt op de hoogte gebracht van elke wezenlijke wijziging. U hebt 10 dagen om bezwaar te maken.

3.4 Doorgifte buiten de EER

Doorgiften buiten de EER, indien van toepassing, zijn onderworpen aan modelcontractbepalingen (SCC's) of adequaatheidsbesluiten.

3.5 Beveiligingsmaatregelen

Equicty implementeert technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

  • Hosting binnen de EU (GCP)
  • Versleuteling tijdens het transport
  • Toegangscontrole & auditlogs
  • Back-up & disaster recovery
  • DDoS- & kwetsbaarheidsmonitoring

Voor details, zie Bijlage 2 (beschikbaar op aanvraag).

3.6 Bijstand bij verzoeken van betrokkenen

Equicty staat verwerkingsverantwoordelijken bij in de afhandeling van verzoeken van betrokkenen (inzage, wissing, enz.).

3.7 Melding van datalekken

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zal Equicty:

  • De verwerkingsverantwoordelijke zonder onnodige vertraging op de hoogte brengen
  • Incidentrapporten bezorgen en ondersteuning bieden bij het beperken van de gevolgen

3.8 Auditrechten

U kunt de naleving door Equicty één keer per jaar auditeren, mits redelijke voorafgaande kennisgeving. Equicty kan kosten aanrekenen voor buitensporige verzoeken.

3.9 Einde van de verwerking

Bij beëindiging zal Equicty:

  • Gegevens 90 dagen bewaren (soft delete)
  • Gegevens binnen 180 dagen definitief verwijderen
  • Geanonimiseerde gegevens (indien van toepassing) bewaren voor analysedoeleinden

4. Updates

Wij kunnen dit beleid periodiek bijwerken. U wordt van wezenlijke wijzigingen op de hoogte gebracht via e-mail of via een melding in de app. Raadpleeg deze pagina regelmatig.

Als u vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op via privacy@equicty.com of per post:

Equicty NV
Holstraat 87 bus 11
B-8790 Waregem, België