Belgium’s Mandatory E-Invoicing Deadline Arrives in a few weeks—Get Compliant with Equicty Now
The deadline is closer than you think. By January 1, 2026, every Belgian business must comply with mandatory e-invoicing regulations. Across Europe, this becomes universal by 2030. The question isn’t if you need to adapt—it’s when you’ll be ready. With Equicty Equstable, you’re not just prepared. You’re already compliant, equipped, and future-proofed—at no extra cost.
Why E-Invoicing Matters for Your Business
E-invoicing (electronic invoicing) transforms how businesses exchange invoices. Instead of PDFs sent via email, invoices are transmitted in a structured electronic format (UBL) through certified networks like Peppol. This means:
Equicty Equstable: Peppol ingebouwd
✓ Automatic processing – No manual data entry✓ Faster payments – Invoices reach recipients instantly✓ Reduced errors – Structured data eliminates transcription mistakes✓ Legal compliance – Meet Belgian and EU regulations effortlessly
The Regulatory Timeline You Can’t Ignore
- Today: Mandatory for B2G (business-to-government) transactions
- January 1, 2026: Mandatory for all B2B transactions in Belgium
- By 2030: Mandatory across the entire European Union
- Bijlagen beheren
- Essentiële regels voor een goed verloop
- Status opvolgen en boekhouding
What Makes Equicty Equstable Different?
1. Zero Additional Costs
E-invoicing via Peppol is included with your existing invoicing module. No hidden fees. No surprise charges. Just seamless compliance built into the platform you already trust.
Snelle tip: Ga naar Equicty Equstable → Instellingen → Bedrijfsgegevens → Peppol-status om te controleren of u actief bent.
Facturen versturen via Peppol
Zodra Peppol ingeschakeld is, verloopt het versturen eenvoudig: open de factuur in de module Facturatie, zorg dat ze geboekt is en kies de optie om via het Peppol-netwerk te versturen. Equstable regelt de Peppol-opmaak en de verzending op de achtergrond, dus voor u voelt het als het versturen van een gewone factuur. Zit een klant nog niet op Peppol, dan kunt u dezelfde factuur gewoon per e-mail of post versturen zonder uw interne werkwijze te wijzigen.
- Ga naar de module Facturatie en selecteer het onderdeel Facturen .
- Open de factuur die u wilt versturen.
- Cruciale stap: Zorg dat de factuur gemarkeerd is als geboekt.
- Klik op Versturen.
- Selecteer Versturen via het Peppol-netwerk.
3. Future-Ready Infrastructure
Our roadmap includes advanced features already in development:
The Belgian e-invoicing mandate takes effect on January 1, 2026. Companies waiting until the last minute risk:
- Uw entiteit: De factuur moet afkomstig zijn van een Belgische of Luxemburgse entiteit binnen uw Equstable-account (met Peppol ingeschakeld).
- De klant: Moet Belgisch, Nederlands of Luxemburgs zijn.
- Gegevens: De klant moet een geldig btw- of ondernemingsnummer op zijn contactfiche hebben.
- Registratie: De klant moet op het Peppol-netwerk geregistreerd zijn.
Wat als de klant niet op Peppol zit? Geen zorgen. Equstable verwittigt u als de klant niet gevonden wordt. In dat geval verstuurt u de factuur gewoon per e-mail of post.
Ready to Future-Proof Your Business?
Current Users: Enable Peppol in your account →
New to Equstable?: Start your free trial → and experience the most advanced, compliance-ready invoicing platform in Belgium.
- Totale limiet: Max. 5 bijlagen (inclusief de eigenlijke factuur).
- Groottelimiet: 100 MB in totaal.
- Bestandstypes: PDF, PNG, JPG, XLSX, CSV.
Let op: alle bestanden worden gebundeld in één UBL-bestand voor een veilige verzending.
Belangrijke aandachtspunten: fouten vermijden
Het Peppol-netwerk is streng om veiligheid en nauwkeurigheid te garanderen. Houd deze regels in het achterhoofd om administratieve kopzorgen te vermijden:
- Eenmalig versturen: Een factuur kan slechts één keer via Peppol verstuurd worden. Ze opnieuw versturen maakt een duplicaat aan en brengt de boekhoudsoftware van uw klant in de war.
- Correcties: Hebt u een fout of een typfout gemaakt, probeer de factuur dan niet opnieuw te versturen. Maak in plaats daarvan een creditnota op en verstuur die via Peppol.
- Herinneringen: Heeft een klant niet betaald, stuur dan een herinnering per e-mail, met de vermelding dat de officiële factuur al via Peppol werd bezorgd.
Status opvolgen en boekhouding
Na het versturen blijft u niet in het ongewisse. U volgt de hele levensloop van uw factuur rechtstreeks in Equstable.
De statussen begrijpen:
- Verstuurd / Aanvaard: De factuur is goed aangekomen.
- Geweigerd / Verzending mislukt: Er zit een fout in de gegevens die u moet corrigeren.
- Betaling gestart: De klant heeft de factuur voor betaling gemarkeerd (let op: dat is nog geen garantie dat het geld op uw rekening staat).
Brengt Peppol mijn boekhouder op de hoogte?
Versturen via Peppol betekent dat uw factuur officieel en digitaal bij de klant wordt bezorgd, maar ze wordt niet automatisch in uw eigen boekhoudsoftware gezet. De rol van Peppol is een veilige, wettelijk conforme uitwisseling tussen partijen, niet het boeken of archiveren in uw systeem. Om uw boekhouder mee te krijgen, kunt u in Equicty een uniek autoscan- of boekhoudersadres instellen, zodat er bij elke factuur automatisch een kopie naar het systeem van uw boekhouder gaat om in te lezen. Dit is een veelgemaakte denkfout: Peppol levert de factuur bij uw klantaf, niet bij uw boekhouder.
Zo houdt u uw boekhouder op de hoogte:
- Ga naar Instellingen → Facturatie.
- Stel het autoscan-e-mailadres in (dat u van uw boekhouder krijgt).
- Equstable mailt automatisch een kopie naar uw boekhouder telkens wanneer u via Peppol verstuurt.
Need Help?
In België moeten B2B-facturen via Peppol verlopen, en ook B2G-facturen aan openbare instellingen in België, Nederland en Luxemburg moeten via Peppol worden verstuurd. Met Equstable behandelt u die facturen voor de overheid vanuit dezelfde omgeving als die voor uw particuliere klanten, zonder in te loggen op overheidsportalen of bestanden handmatig op te laden. Voor klanten in andere landen waar Peppol nog niet verplicht is, kunt u facturen nog steeds per e-mail versturen, terwijl Belgische bedrijven verplicht blijven Peppol te gebruiken wanneer ze Belgische ondernemingen factureren.
Wat te doen als een e-factuur niet aankomt
Meldt een klant dat hij uw e-factuur niet ontvangen heeft, dan geeft Equstable u een duidelijke checklist om het probleem op te sporen. U controleert het btw- of ondernemingsnummer, gaat na of de klant correct op Peppol geregistreerd is en bevestigt dat de factuur geboekt en via de Peppol-optie verstuurd werd. Dankzij de statusopvolging en duidelijke foutmeldingen zijn de meeste leveringsproblemen snel op te sporen en op te lossen, zodat uw cashflow geen vertraging oploopt.
Waarom staleigenaars nu voor Equicty moeten kiezen
De verplichtingen rond e-facturatie voor stallen zijn geen toekomstmuziek meer; ze worden de nieuwe norm in België en in heel Europa, en Peppol staat centraal in die verandering. Wie voor Equicty Equstable kiest, krijgt als staleigenaar of stalbeheerder een toekomstbestendige facturatieoplossing die nauw verweven is met het dagelijkse stalbeheer, van paardendossiers tot klantfacturatie. Nu starten betekent dat u de regelgeving voorblijft, administratieve stress vermindert en uw stal presenteert als een professionele partner die met zijn tijd meegaat - het ideale moment dus om in te stappen en uw facturatie volledig naar het ecosysteem van Equicty te verhuizen.
Klaar om uw stalbeheer te vereenvoudigen?
Email: support@equicty.comLive Chat: Available in your Equstable dashboard
Wilt u zien hoe Equicty uw hele werking kan stroomlijnen, van paardenplanning tot Peppol-facturatie?
Stay compliant. Stay competitive. Choose Equicty Equstable.