Depuis 2026, la législation belge impose l'envoi des factures B2B via le réseau Peppol. Grâce à l' intégration Peppol d'Equicty dans Equstable, vous envoyez des factures électroniques légalement conformes directement depuis votre compte.
Ce guide vous explique tout ce qu'il faut savoir pour envoyer vos factures Peppol efficacement et correctement. Vous pouvez Consultez cette page pour les informations mises à jour.
Pourquoi la facturation électronique via Peppol est importante
La législation belge impose que les factures B2B soient envoyées via le réseau Peppol. Les factures PDF ou par e-mail ne répondent plus aux exigences légales pour les transactions commerciales nationales.
Avec l'intégration Peppol d'Equicty, vous pouvez :
- Envoyer des factures électroniques légalement conformes
- Garantir une remise sécurisée et structurée dans le système de votre client
- Réduire les erreurs manuelles et les litiges de facturation
- Suivre la remise et le statut de vos factures directement dans Equstable
Une fois activé, Peppol s'intègre naturellement à votre processus de facturation.
Avant de commencer : activer Peppol
Pour envoyer des factures via Peppol, vous devez d'abord activer Peppol dans votre compte Equicty Equstable. Vous pouvez envoyer des factures depuis plusieurs outils si vous le souhaitez, mais la réception via Peppol ne peut être configurée que dans un seul outil à la fois.
Comment envoyer une facture électronique via Peppol
Envoyer une facture Peppol dans Equstable est simple :
- Rendez-vous dans le module Facturation → section Factures .
- Ouvrez la facture que vous souhaitez envoyer
- Assurez-vous que la facture est comptabilisée (finalisée)
- Cliquez sur Envoyer
- Sélectionnez Envoyer via le réseau Peppol
Equicty convertit automatiquement votre facture au format de facture électroniqueUBL requis, la valide et l'envoie en toute sécurité via le réseau Peppol.
Conditions pour envoyer une facture Peppol
Avant l'envoi, vérifiez que ces conditions sont réunies :
- La facture appartient à une entité belge de votre compte Equstable, avec Peppol activé
- Votre client doit être une entreprise belge
- Le client doit disposer d'un numéro de TVA ou d'entreprise valide sur sa fiche de contact ou d'entreprise
- Le client doit être enregistré sur le réseau Peppol
Si votre client n'est pas encore enregistré sur Peppol, Equstable interroge automatiquement la base Peppol et vous en informe. Vous pouvez alors envoyer la facture par e-mail ou par courrier.
Ajouter des pièces jointes aux factures Peppol
Lors de l'envoi d'une facture via Peppol, la version PDF de la facture est jointe par défaut. Vous pouvez ajouter d'autres fichiers via Ajouter des pièces jointes.
Types de fichiers et limites pris en charge :
- Maximum 4 pièces jointes au total (PDF de la facture compris)
- Taille totale maximale : 100 Mo
- Formats pris en charge : PDF, PNG, JPG, XLSX, CSV
Tous les fichiers sont regroupés dans un seul fichier UBL envoyé via Peppol. Après l'envoi, vous pouvez télécharger le fichier UBL.
Règles importantes à retenir
Pour éviter les problèmes, gardez ces points à l'esprit :
- Une facture Peppol ne peut être envoyée qu'une seule fois. La renvoyer créerait une facture en double chez le client.
- Besoin d'envoyer un rappel ? Envoyez un e-mail de rappel en précisant que la facture d'origine a déjà été envoyée via Peppol, et joignez le PDF.
- Une erreur sur la facture ? Créez une note de crédit et envoyez-la également via Peppol.
- L'envoi groupé via Peppol n'est pas encore disponible dans Equstable.
Suivre le statut de votre facture Peppol
Après l'envoi, vous suivez le statut Peppol de votre facture dans Equstable. Si vous avez également activé Peppol pour la réception des factures électroniques, vous recevrez les mises à jour de statut et les réponses de votre client.
Statuts Peppol possibles :
- Envoi
- Envoyée
- Échec de l'envoi
- Acceptée
- Refusée
- Annotée
- Payée
Ces statuts sont déterminés par votre client. Remarque : « Payée » ne signifie pas que Peppol ou Equstable a confirmé ou vérifié le paiement- cela signifie simplement que le système du client a marqué la facture comme payée.
Vous pouvez consulter le statut Peppol via :
- La page de détail de la facture (qui affiche le statut Peppol et un éventuel message du client)
- La le tableau récapitulatif des factures, où vous pouvez ajouter la colonne du statut Peppol via l'icône des paramètres
- La la section Notes de l'aperçu de votre facture (les changements de statut y sont consignés)
Peppol et votre logiciel comptable
Envoyer une facture via Peppol signifie qu'elle est officiellement et numériquement remise à votre client par le réseau Peppol. En revanche, Peppol ne transmet pas automatiquement vos factures à votre logiciel comptable.
Le réseau Peppol est conçu pour l'échange sécurisé et légalement conforme de factures électroniques entre expéditeur et destinataire, pas pour le traitement ou l'enregistrement des factures dans votre système comptable.
Vous souhaitez que votre comptable reçoive les factures automatiquement ?
Dans Equicty Equstable, vous pouvez configurer une adresse e-mail unique fournie par votre comptable ou votre service de scan automatique. À chaque envoi, une copie de la facture part automatiquement vers cette adresse, ce qui permet à votre comptable de l'importer directement dans son système.
Envoyer des factures électroniques en Europe
La législation belge impose aux entreprises B2B d'émettre leurs factures via Peppol. Mais qu'en est-il des autres pays ?
- Les factures B2G (destinées aux entités publiques belges) doivent elles aussi passer par Peppol. Cela se fait directement dans Equstable, sans téléversement manuel sur les portails publics.
- Pour les autres pays, les factures peuvent toujours être envoyées par e-mail.
- Seules les entreprises belges sont tenues d'envoyer leurs factures via Peppol à des entreprises belges. Les sociétés étrangères (des Pays-Bas, de France ou d'Allemagne, par exemple) peuvent envoyer leurs factures par e-mail à des clients belges.
Dépannage : facture électronique envoyée mais non reçue
Si votre client n'a pas reçu la facture, vérifiez les points suivants :
- Le bon numéro de TVA ou d'entreprise a-t-il été saisi ?
- Le client est-il enregistré sur Peppol?
- La facture a-t-elle été correctement comptabilisée et envoyée?
Maintenant que la facturation électronique via Peppol est obligatoire pour les transactions B2B belges, l'utiliser correctement est essentiel pour rester conforme et efficace. L'intégration d'Equicty rend le processus simple et vous permet de :
- Envoyer des factures Peppol conformes en toute confiance
- Suivre la remise et les réponses en temps réel
- Gérer correctement les corrections
- Réduire la charge administrative et les retards de paiement
Consultez cette page pour le guide mis à jour (nous actualisons régulièrement nos recommandations). En suivant ce guide, vous ferez de la facturation Peppol un élément fluide de votre quotidien dans Equstable.
Envie de voir comment Equicty peut fluidifier toute votre activité, de la planification des chevaux à la facturation Peppol ?
Inscrivez-vous chez Equicty dès aujourd'hui.