Nu we in 2026 zitten, verplicht de Belgische wetgeving dat B2B-facturen via het Peppol-netwerk worden verstuurd. Met de Peppol-integratie van Equicty in Equstable verstuurt u wettelijk conforme e-facturen rechtstreeks vanuit uw account.
Deze gids neemt u mee door alles wat u moet weten om Peppol-facturen efficiënt en correct te versturen. U kunt Kijk hier voor de bijgewerkte informatie.
Waarom e-facturatie via Peppol belangrijk is
De Belgische wetgeving schrijft voor dat B2B-facturen via het Peppol-netwerk moeten worden verstuurd. Klassieke pdf- of e-mailfacturen voldoen niet langer aan de wettelijke vereisten voor binnenlandse zakelijke transacties.
Met de Peppol-integratie van Equicty kunt u:
- Wettelijk conforme e-facturen versturen
- Zorgen voor een veilige, gestructureerde aflevering in het systeem van uw klant
- Handmatige fouten en discussies over facturen verminderen
- De aflevering en de status van uw facturen rechtstreeks in Equstable opvolgen
Eenmaal ingeschakeld wordt Peppol een naadloos onderdeel van uw facturatieproces.
Voordat u begint: Peppol inschakelen
Om facturen via Peppol te versturen, moet u Peppol eerst inschakelen in uw account van Equicty Equstable. U kunt desgewenst vanuit meerdere tools facturen versturen, maar ontvangen via Peppol kan slechts in één tool tegelijk worden ingesteld.
Hoe verstuurt u een e-factuur via Peppol
Een Peppol-factuur versturen in Equstable is eenvoudig:
- Ga naar de module Facturatie → onderdeel Facturen .
- Open de factuur die u wilt versturen
- Zorg dat de factuur geboekt (afgewerkt) is
- Klik op Versturen
- Selecteer Versturen via het Peppol-netwerk
Equicty zet uw factuur automatisch om in het vereiste UBL- e-factuurformaat, valideert ze en verstuurt ze veilig via het Peppol-netwerk.
Voorwaarden om een Peppol-factuur te versturen
Ga vóór het versturen na of aan deze voorwaarden voldaan is:
- De factuur hoort bij een Belgische bedrijfsentiteit in uw Equstable-account met Peppol ingeschakeld
- Uw klant moet een Belgisch bedrijf zijn
- De klant moet een geldig btw- of ondernemingsnummer op zijn contact- of bedrijfsfiche hebben
- De klant moet geregistreerd zijn op het Peppol-netwerk
Is uw klant nog niet op Peppol geregistreerd, dan doorzoekt Equstable automatisch de Peppol-databank en verwittigt het u. U kunt de factuur dan gewoon per e-mail of post versturen.
Bijlagen toevoegen aan Peppol-facturen
Wanneer u een factuur via Peppol verstuurt, wordt de pdf-versie van de factuur standaard meegestuurd. Extra bestanden voegt u toe via Bijlagen toevoegen.
Ondersteunde bestandstypes en limieten:
- Maximaal 4 bijlagen in totaal (inclusief de pdf van de factuur)
- Maximale totale bestandsgrootte: 100 MB
- Ondersteunde formaten: PDF, PNG, JPG, XLSX, CSV
Alle bestanden worden gebundeld in één UBL-bestand dat via Peppol wordt verstuurd. Na het versturen kunt u het UBL-bestand downloaden.
Belangrijke regels om te onthouden
Houd deze punten in gedachten om problemen te vermijden:
- Een Peppol-factuur kan slechts één keer worden verstuurd. Ze opnieuw versturen zou bij de klant een dubbele factuur opleveren.
- Moet u een herinnering sturen? Stuur een herinneringsmail waarin u vermeldt dat de oorspronkelijke factuur al via Peppol werd verstuurd, en voeg de pdf toe.
- Een fout gemaakt op de factuur? Maak een creditnota op en verstuur die eveneens via Peppol.
- Facturen in bulk versturen via Peppol is momenteel nog niet beschikbaar in Equstable.
De status van uw Peppol-factuur opvolgen
Na het versturen volgt u de Peppol-status van uw factuur op in Equstable. Hebt u Peppol ook ingeschakeld voor het ontvangen van e-facturen, dan krijgt u statusupdates en reacties van uw klant.
Mogelijke Peppol-statussen:
- Versturen
- Verstuurd
- Verzending mislukt
- Aanvaard
- Geweigerd
- Van opmerking voorzien
- Betaald
Deze statussen worden bepaald door uw klant. Let op: “Betaald” betekent niet dat Peppol of Equstable de betaling heeft bevestigd of gecontroleerd- het betekent enkel dat het systeem van de klant de factuur als betaald heeft gemarkeerd.
U bekijkt de Peppol-status via:
- De detailpagina van de factuur (met de Peppol-status en een eventueel bericht van de klant)
- De het overzicht van de facturen, waar u via het instellingenpictogram de kolom Peppol-status kunt toevoegen
- De het onderdeel Notities van uw factuurvoorbeeld (statuswijzigingen worden hier gelogd)
Peppol en uw boekhoudsoftware
Een factuur via Peppol versturen betekent dat ze officieel en digitaal bij uw klant wordt afgeleverd via het Peppol-netwerk. Peppol stuurt uw facturen echter niet automatisch door naar uw boekhoudsoftware.
Het Peppol-netwerk is bedoeld voor de veilige en wettelijk conforme uitwisseling van e-facturen tussen verzender en ontvanger, niet voor het verwerken of boeken van facturen in uw boekhoudsysteem.
Wilt u dat uw boekhouder de facturen automatisch ontvangt?
In Equicty Equstable kunt u een uniek e-mailadres instellen dat u van uw boekhouder of autoscandienst krijgt. Bij elke verzending gaat er automatisch een kopie van de factuur naar dat adres, zodat uw boekhouder de factuur rechtstreeks in zijn systeem kan inlezen.
E-facturen versturen binnen Europa
De Belgische wetgeving verplicht B2B-bedrijven om facturen via Peppol uit te reiken. Maar hoe zit het met andere landen?
- B2G-facturen (aan Belgische openbare instellingen) moeten eveneens via Peppol worden verstuurd. Dat kan rechtstreeks in Equstable, zonder handmatige uploads naar overheidsportalen.
- Voor andere landenkunnen facturen nog steeds per e-mail worden verstuurd.
- Enkel Belgische bedrijven zijn verplicht facturen via Peppol te versturen naar Belgische ondernemingen. Buitenlandse bedrijven (bijvoorbeeld uit Nederland, Frankrijk of Duitsland) mogen facturen per e-mail naar Belgische klanten sturen.
Probleemoplossing: e-factuur verstuurd maar niet ontvangen
Heeft uw klant de factuur niet ontvangen, controleer dan het volgende:
- Is het juiste btw- of ondernemingsnummer ingevuld?
- Is de klant geregistreerd op Peppol?
- Is de factuur correct geboekt en verstuurd?
Nu e-facturatie via Peppol verplicht is voor Belgische B2B-transacties, is een correct gebruik ervan essentieel om in orde en efficiënt te blijven. De integratie van Equicty maakt het proces eenvoudig en laat u toe om:
- Met vertrouwen conforme Peppol-facturen te versturen
- Aflevering en reacties in realtime op te volgen
- Correcties correct af te handelen
- Administratieve inspanningen en betalingsachterstand te beperken
Kijk hier voor de bijgewerkte gids (we werken onze richtlijnen voortdurend bij). Met deze gids maakt u van Peppol-facturatie een naadloos onderdeel van uw dagelijkse werking in Equstable.
Wilt u zien hoe Equicty uw hele werking kan stroomlijnen, van paardenplanning tot Peppol-facturatie?
Meld u aan bij Equicty, vandaag nog.