E-facturatie en boekhouding in Frankrijk: wat is het verschil?

“Vanaf september 2026 ontvang ik mijn facturen elektronisch. Dan komen ze dus automatisch bij mijn accountant terecht, toch?”

Niet per se.

Dit is een van de meest voorkomende misverstanden die we vandaag zien bij stallen, manages, fokkers en andere paardenbedrijven. Het is ook best begrijpelijk: het woord “e-facturatie” wekt de indruk dat alles van begin tot eind digitaal wordt, tot in de boekhouding toe.

In werkelijkheid spelen er twee verschillende processen. Wie ze door elkaar haalt, riskeert zich op het ene voor te bereiden en het andere te vergeten. Het goede nieuws: zodra het onderscheid duidelijk is, is alles veel eenvoudiger te organiseren.

Dit artikel gaat specifiek over de Franse e-facturatiehervorming en over wat die wel en niet verandert voor uw boekhouding.

E-facturatie ≠ boekhouding: het belangrijkste inzicht

E-facturatie bepaalt hoe een factuur tussen twee bedrijven wordt uitgereikt, verzonden, ontvangen en opgevolgd, via het gereguleerde circuit dat de hervorming heeft ingevoerd.

Boekhouding bepaalt wat daarna gebeurt: hoe de factuur en haar gegevens worden geregistreerd, toegewezen, aan betalingen gekoppeld, in de btw verwerkt en vervolgens gebruikt door het bedrijf of zijn accountant (expert-comptable).

Een bedrijf kan dus een volledig conforme elektronische factuur ontvangen… zonder dat die factuur al in de boekhouding is verwerkt.

Een concreet voorbeeld. Uw voerleverancier, uw hoefsmid of uw dierenarts stuurt u een factuur. Ze bereikt u via het e-facturatiecircuit: de e-facturatie heeft haar werk gedaan. Maar daarmee staat de factuur nog niet in de software van uw accountantskantoor. Daarvoor is een tweede stap nodig, van een andere aard: de boekhoudkundige overdracht.

Tik of klik op de afbeelding om ze op volledige grootte te openen. De afbeelding is in het Frans en toont het Franse e-facturatiesysteem.

Dit schema vat de essentie samen: twee e-factuurstromen (de leveranciersfacturen die u ontvangt, de klantfacturen die u verstuurt) en, afzonderlijk, een boekhoudstroom die uw documenten en gegevens naar uw boekhoudsoftware of uw accountant brengt.

Hoe reist een elektronische factuur eigenlijk?

We beginnen met de facturen die u ontvangt, want ontvangen is de eerste grote verplichting van de hervorming: sinds 1 september 2026 moeten alle bedrijven die onder de hervorming vallen elektronische facturen kunnen ontvangen. Het uitreiken wordt gefaseerd ingevoerd: sinds 1 september 2026 moeten grote en middelgrote ondernemingen (ETI’s) ook elektronische facturen uitreiken; vanaf 1 september 2027 zijn de kmo’s en micro-ondernemingen aan de beurt.

Een leveranciersfactuur die bij u aankomt

Wanneer een leverancier u een elektronische factuur stuurt, wordt die niet zomaar als gewone e-mail verzonden. Ze reist zo:

Leverancier → erkend platform van de leverancier → e-facturatienetwerk → erkend platform dat met Equicty is verbonden → Equicty / uw stal.

Erkende platformen (Plateformes Agréées, PA) zijn operatoren die bij de Franse belastingdienst zijn geregistreerd. Zij zorgen onder meer voor het uitreiken, het verzenden en het ontvangen van elektronische facturen in het kader van de hervorming.

Het Annuaire de la facturation électronique (het e-facturatieregister) maakt het mogelijk het elektronische adres van een bedrijf te achterhalen, samen met het platform dat de ontvangst van zijn facturen verzorgt.

Een klantfactuur die u uitreikt

In de andere richting is het traject hetzelfde, maar omgekeerd:

Stal / Equicty → erkend platform dat met Equicty is verbonden → e-facturatienetwerk → erkend platform van de klant → klant.

Voor kmo’s en micro-ondernemingen wordt het uitreiken van elektronische facturen verplicht vanaf 1 september 2027; het ontvangen is al verplicht sinds 1 september 2026, en daarom is het zinvol om met de leveranciersfacturen te beginnen.

Voor u is het dagelijks niet ingewikkeld: u werkt vanuit Equicty. De gereguleerde verzending wordt op de achtergrond verzorgd door de juiste infrastructuur. Equicty is geïntegreerd met B2Brouter, het erkende platform (PA) dat deze verbinding verzorgt. Equicty is zelf geen erkend platform en u hoeft geen apart B2Brouter-account aan te maken.

Het grote geheel, met de belangrijkste data, vindt u in onze praktische gids over de hervorming 2026–2027.

Een elektronische factuur is niet zomaar een pdf

Een tweede wijdverbreid misverstand: “een e-factuur is een pdf die per e-mail wordt verstuurd”.

De pdf blijft nuttig. Het is een document dat een mens kan lezen, handig om te raadplegen, te archiveren of aan een dossier toe te voegen. Maar een pdf per gewone e-mail versturen is op zichzelf geen elektronische factuur in de zin van de Franse hervorming, en ook niet het gereguleerde circuit dat erbij hoort.

Het verschil zit niet in het document zelf, maar in alles eromheen:

• gestructureerde, conforme factuurgegevens die een systeem automatisch kan lezen;
• verzending via het netwerk, met tussenkomst van de erkende platformen;
• identificatie van afzender en ontvanger (SIREN, btw…);
• opvolging van de levenscyclus van de factuur, met statussen;
• traceerbaarheid van begin tot eind.

Anders gezegd: de pdf is een weergave van de factuur. E-facturatie is de gestructureerde verzending en opvolging eromheen.

Tik of klik op de afbeelding om ze op volledige grootte te openen. De afbeelding is in het Frans en toont het Franse e-facturatiesysteem.

Verzonden, ontvangen, aanvaard, geweigerd, betaald: niet hetzelfde

Zodra de factuur in het circuit zit, kunnen er meerdere statusgegevens naast elkaar bestaan. Ze beantwoorden verschillende vragen en u haalt ze best niet door elkaar.

Het belangrijkste past in drie zinnen:

“Ontvangen” betekent niet noodzakelijk “aanvaard”.
“Aanvaard” betekent niet “betaald”.
“Betaald” betekent niet “in de boekhouding verwerkt”.

Niet alle statussen gelden op dezelfde manier voor elke situatie en de details hangen af van het soort transactie. Waar het om gaat, is te weten dat ze bestaan en dat ze verschillende dingen zeggen. In Equicty volgt u de e-factuurgegevens en de nuttige statussen rechtstreeks in de facturatieworkflow, naast de betalingsstatus.

En hoe komt de factuur daarna in mijn boekhouding terecht?

Terug naar de oorspronkelijke vraag. Een factuur elektronisch ontvangen betekent niet dat uw accountant ze automatisch heeft verwerkt. Het e-facturatiecircuit eindigt wanneer de factuur goed is afgeleverd. Wat daarna gebeurt, is een andere klus: de boekhoudkundige overdracht.

Er is niet maar één manier om dat te doen. Het hangt af van de organisatie van uw accountantskantoor en de tools die het gebruikt. Afhankelijk van de tools van uw kantoor — bijvoorbeeld ISAGRI, Agiris/ISACOMPTA, EBP, Sage of andere oplossingen — kan de manier van overdragen verschillen. Deze namen zijn slechts voorbeelden van boekhoudomgevingen: ze betekenen niet dat Equicty vandaag een rechtstreekse integratie met een van die pakketten heeft.

Tik of klik op de afbeelding om ze op volledige grootte te openen. De afbeelding is in het Frans en toont het Franse e-facturatiesysteem.

Dit zijn de vijf belangrijkste mogelijkheden die u in de praktijk tegenkomt.

1. E-mail of speciaal e-mailadres

Een pdf, een foto of een scan wordt gestuurd naar een speciaal e-mailadres dat het kantoor of zijn software gebruikt, of toevertrouwd aan een dienst die documenten verzamelt. Sommige tools passen na ontvangst documentherkenning (OCR) of een andere verwerking toe. Afhankelijk van het geval verloopt het proces handmatig of halfautomatisch.

2. Documentenportaal, GED of gedeelde ruimte

De facturen worden geplaatst in een documentenportaal, een documentbeheersysteem (GED), een clouddossier of een gedeelde boekhoudruimte. Het kantoor of zijn software haalt de documenten daarna uit die ruimte op om ze te verwerken.

3. Boekhoudkundige export

Boekhoudgegevens (boekingen, factuurgegevens…) worden geëxporteerd, bijvoorbeeld als CSV of Excel of in een ander compatibel formaat, en daarna in de boekhoudsoftware geïmporteerd: dat is een uitwisseling via bestanden. De mogelijke formaten verschillen sterk van software tot software: vraag ze best aan uw accountantskantoor.

4. Rechtstreekse integratie, API of connector

Wanneer beide tools het toelaten, kunnen facturen en/of boekhoudgegevens via een rechtstreekse integratie, een API of een connector worden doorgegeven. Dat kan het handmatige werk beperken, maar het hangt volledig af van de betrokken systemen: deze optie is niet overal beschikbaar.

5. Handmatige verwerking

De factuur, vaak als pdf, wordt naar de accountant gestuurd, die ze handmatig inboekt of verwerkt. Dat blijft een volkomen geldige werkwijze, ook in een e-facturatieomgeving.

Wat doet e-facturatie dus, en wat doet de boekhouding?

Om de ideeën op een rij te zetten, hier de eenvoudigste samenvatting.

De twee processen kunnen technisch met elkaar verbonden zijn. Maar ze zijn niet hetzelfde.

En met Equicty?

Het doel van Equicty is de dagelijkse facturatie eenvoudig te houden voor professionals uit de paardensport. Voor een Frans bedrijf dat de Financiën-functies van Equicty gebruikt:

Houd de twee onderwerpen wel gescheiden: e-facturatie in Equicty betekent op zichzelf niet dat er een automatische integratie is met de software van uw accountantskantoor. Aan de boekhoudkant hangt de juiste aanpak af van uw accountant en zijn tools. Afhankelijk van het geval kan dat via het doorsturen van documenten, via exports en imports, of, wanneer beide systemen het toelaten, via integraties of connectoren. Dit artikel kondigt geen specifieke boekhoudintegratie of planning aan.

Wilt u zien hoe dit alles in de praktijk werkt? Bekijk dan onze pagina over e-facturatie in Frankrijk.

De juiste vraag voor uw accountant

Misschien vraagt u uw accountant al: “bent u klaar voor e-facturatie?”. Dat is nuttig, maar er ontbreekt een vraag:

“Hoe wilt u mijn facturen en mijn boekhoudgegevens ontvangen zodra ze elektronisch zijn uitgereikt of ontvangen?”

Voor een preciezer antwoord kunt u vragen:

Samengevat

E-facturatie verandert het gereguleerde traject van de factuur. Boekhouding blijft het proces dat die facturen omzet in boekhoudkundige informatie. De twee kunnen met elkaar verbonden zijn, maar het is niet hetzelfde proces.

Voor een klant van Equicty moet het doel eenvoudig blijven: de facturatiestroom dagelijks beheren vanuit Equicty, en de overdracht naar de boekhouding organiseren volgens de tools en de werkwijze van zijn accountant.

Dit artikel is educatief: het vormt geen juridisch advies of boekhoudkundig advies en vervangt het advies van uw accountant niet.

Verder lezen

E-facturatie in Frankrijk begrijpen →